[Hỏi] Về Quyết toán Hợp đồng

Xin chào các bác, các anh chị em.
Em đang làm hồ sơ thanh toán một hợp đồng xây lắp trọn gói một nhà bảo vệ trị giá 18 triệu đồng, trước đó chưa làm thanh toán lần nào.
Chủ đầu tư yêu cầu làm quyết toán luôn, như vậy hồ sơ quyết toán của em cần có những thành phần biên bản nào?  Thanh toán thì em biết còn quyết toán thì em chưa làm lần nào mong mọi người chỉ giúp.
Em chân thành cảm ơn .

hoangmit gửi lúc 29/7/2015 15:16
HỒ SƠ QUYẾT TOÁN GỒM:
I. Hồ sơ quyết toán công trình, theo thứ tự sau:
1. Quyết định ...

Chào bạn!
Đối với đơn vị thi công (Áp dụng cho gói thầu 18 triệu) bạn cần lập những hồ sơ sau để nộp cho chủ đầu tư:
1) Hồ sơ ban đầu lúc làm hợp đồng
- Biên bản thương thảo hợp đồng;
- Hợp đồng + kèm theo phụ biểu giá tổng hợp;
- Quyết định bổ nhiệm cán bộ kỹ thuật thi công;
- Hồ sơ năng lực nhà thầu;
2) Hồ quản lý chất lượng
- Biên bản bàn giao tim mốc, cao độ chuẩn và mặt bằng công trình;
- Biên bản lấy mẫu thí nghiệm;
- Biên bản giao nhận mẫu thí nghiệm;
- Kết quả thí nghiệm vật liệu, cấu kiện sử dụng trong công trình;- Nghiệm thu vật liệu, cấu kiện:
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu, cấu kiện trước khi đưa vào sử dụng;
+ Phiếu yêu cầu nghiệm thu vật liệu, cấu kiện trước khi đưa vào sử dụng;
+ Biên bản nghiệm thu vật liệu, cấu kiện trước khi đưa vào sử dụng;
- Nghiệm thu công việc xây dựng:
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng;
+ Phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng;
+ Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng;(Lưu ý: Riêng công việc đổ bê tông bạn phải lập 2 biên bản: Khi tháo dỡ ván khuôn thì lập: "Biên bản kiểm tra kích thước hình học và bề mặt bê tông" và Khi có kết quả thí nghiệm (28 ngày) thì lập "Biên bản nghiệm thu chất lượng bê tông")
- Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công:
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng;
+ Phiếu yêu cầu nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng;
+ Biên bản nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng.
- Nghiệm thu tổng nghiệm thu kỹ thuật:
+ Biên bản tổng nghiệm thu nội bộ kỹ thuật (nếu có);
+ Phiếu yêu cầu tổng nghiệm thu kỹ thuật (nếu có);
+ Biên bản tổng nghiệm thu kỹ thuật (nếu có);
- Biên bản xử lý kỹ thuật (nếu có);
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình đưa vào sử dụng;
3) Hồ sơ hoàn công
- Nhật ký thi công xây dựng;
- Bản vẽ hoàn công;
4) Hồ sơ quyết toán
- Biên bản nghiệm thu (xác nhận) khối lượng hoàn thành;
- Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán (Cái này không bắt buộc, nhưng nên làm nếu có tạm ứng, thanh toán đợt hay có khối lượng phát sinh);
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán (Phụ lục 03a theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011); [Lưu ý: Đã bao gồm phát sinh giảm].
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh tăng trong và ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán (Phụ lục 04 theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011);
- Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng;

Thân!

HỒ SƠ QUYẾT TOÁN GỒM:
I. Hồ sơ quyết toán công trình, theo thứ tự sau:
1. Quyết định chỉ thầu hoặc giao thi công; hợp đồng kinh tế (nếu có);
2. Thuyết minh hồ sơ quyết toán:
- Cơ sở lập hồ sơ;
- Các tài liệu áp dụng tính toán;
- Tổng hợp chi phí quyết toán công trình.
3. Tổng hợp kinh phí
4. Bảng tổng hợp giá trị xây lắp;
5. Bảng chênh lệch vật tư;
6. Bảng tính toán chi tiết (từng hạng lục; và diễn giải: nội dung công việc, khối lượng, đơn giá, thành tiền);
7. Biên bản nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng;
8. Biên bản nghiệm thu nội bộ hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng;
9. Phiếu yêu cầu nghiệm thu;
10. Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng;
11. Biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn thi công xây dựng;
12. Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng;
13. Bảng tổng hợp khối lượng thi công hoàn thành (kèm theo biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng ngày … tháng … năm … ; có xác nhận của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, đơn vị thi công).
II. Hồ sơ hoàn công (tập bản vẽ hoàn công):
1. Các bản vẽ hoàn công:
Nếu như thi công đúng với thiết kế thì sử dụng lại bản vẽ thiết kế ban đầu do đơn vị tư vấn thiết kế lập và đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra; trường hợp nếu thi công không đúng với hồ sơ thiết kế thì phải vẽ theo thực tế thi công;
2. Bản vẽ hoàn công phải được đơn vị thi công, chủ đầu tư, tư vấn giám sát ký tên đóng dấu.
III. Nhật ký thi công: ghi chép toàn bộ các công việc thực hiện và phải có xác nhận của các bên tham gia.
IV. Các tài liệu khác
1. Dự toán + thiết kế ban đầu do đơn vị tư vấn thiết kế lập và đã được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra (bản chính);
2. Thuyết minh thiết kế + báo cáo kinh tế kỹ thuật (do đơn vị tư vấn lập, bản chính);
3. Các chứng từ liên quan đến chi phí thi công./.

hoangmit gửi lúc 29/7/2015 15:16
HỒ SƠ QUYẾT TOÁN GỒM:
I. Hồ sơ quyết toán công trình, theo thứ tự sau:
1. Quyết định ...

Cảm ơn hoangmit
Nhưng công trình em đang làm nhỏ lắm, nhà bảo vệ nhận trọn gói chỉ có 18 triệu đồng thôi, Cty em nhận khoán tự thiết kế để thi công, chủ đầu tư yêu cầu làm hồ sơ quyết toán để thanh toán tiền. Nhưng theo cái list mà anh cung cấp thì có vẻ khá đồ sộ so với công trình nhỏ bé em đang làm ấy. Có cách nào khác gọn nhẹ hơn không anh?

caly8788 gửi lúc 29/7/2015 15:52
Chào bạn!
Đối với đơn vị thi công (Áp dụng cho gói thầu 18 triệu) bạ ...

thủ tục thì như nêu ở trên nhưng công trình của bạn có 14 tr thì liệu có đủ làm hồ sơ ko?
Chủ đầu tư là ai? theo mình nghĩ bạn chỉ cần làm 1 bảng giá trị QT thôi, công trình quá nhỏ

ctythhhducchien gửi lúc 29/7/2015 16:02
thủ tục thì như nêu ở trên nhưng công trình của bạn có 14 tr thì liệu có đủ làm ...

Cảm ơn các bác
Em làm cái nhà bảo vệ rất đơn giản chỉ có 2,9x1,7m, cao 2,7m mái lợp tôn dự toán em tính sơ bộ 30tr nhưng sếp em cty nhỏ mới thành lập nên nhận để lấy quan hệ với 18tr. Em đồng ý quan điểm của Ctyhhhducchien nhưng cũng rất cảm ơn các anh hoangmit và caly8788 đã chia sẻ rất nhiệt tình và chân thành.

lamcepy90 gửi lúc 29/7/2015 16:28
Cảm ơn các bác
Em làm cái nhà bảo vệ rất đơn giản chỉ có 2,9x1,7m, cao 2,7m mái l ...

Nếu công trình là vốn ngân sách nhà nước 30% trở lên thi bạn phải làm đầy đủ hồ sơ theo quy định, không thì khi thanh tra, kiểm tra sẽ bị phạt.
Thân!

caly8788 gửi lúc 29/7/2015 17:10
Nếu công trình là vốn ngân sách nhà nước 30% trở lên thi bạn phải làm ...

Anh hoangmit nói thừa rùi. Đơn vị thi công thì cần j đến
3. Tổng hợp kinh phí
4. Bảng tổng hợp giá trị xây lắp;
5. Bảng chênh lệch vật tư;
cái này dành cho tư vấn nhé.

Thực chất, tùy vào chủ đầu tư là bên nào (nhà nước, tư nhân..) mà bạn làm quyết toán cho phù hợp. Thủ tục đầy đủ thì phải như vậy. Tuy nhiên bạn nên quan niệm đơn giản như sau: quyết toán của bạn như 1 đợt thanh toán bình thường bao gồm :HỒ SƠ THANH TOÁN + HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG, chỉ khác tiêu đề: "thanh toán" bạn chuyển thành "quyết toán".
Ngoài ra nếu CĐT yêu cầu bạn đóng thêm bộ :HỒ SƠ PHÁP LÝ. Trong đây đơn giản chỉ là các quyết định phê duyệt, hợp đồng....
Như vậy là đã có 1 bộ hồ sơ quyết toán rồi.

Mấu chốt là bạn đang làm công trình giao khoán tư nhân hay công trình tiền NSNN.
Tư nhân thì đơn giản là:
- Hợp đồng kèm bảng tính chi tiết giá HĐ,
- BB nghiệm thu hoàn thành và bàn giao 2 bên.
- BB Thanh lý hợp đồng giữa 2 bên.
và giấy đề nghị thanh toán, 2 bên thống nhất ký xong sang kế toán ký biên nhận tiền.
Vốn NS nhà nước thì mới phải hoàn thiện các thủ tục từ:
- QĐ phê duyệt dự toán.
- QĐ chỉ định.
- BB thương thảo và HĐ ký kết.
- Các biên bản bàn giao mặt bằng, Hồ sơ quản lý chất lượng, nhật ký.
- BB nghiệm thu hoàn thành, bàn giao công trình.
- QĐ phê duyệt quyết toán.
- Biên bản thanh lý HĐ.
giấy đề nghị thanh toán để bên A làm thủ tục đi kho bạc.
Các mẫu biểu thanh/quyết toán thì NN ban hành cả rồi. Lên KBNN sai thì sửa, thiếu thì bổ sung.

caly8788 gửi lúc 29/7/2015 17:10
Nếu công trình là vốn ngân sách nhà nước 30% trở lên thi bạn phải làm ...

Như vậy Với trường hợp của em đối với Nhà bảo vệ này, Công ty em chức năng chính không phải là công ty xây dựng, chỉ chuyên nhận khoán lại nhân công công trình để làm và xuất hóa đơn.
- Bên em thiết kế và tự tính dự toán để được nhận kèo này làm vì công trình nhỏ đơn giản.
- Bên em không có chức năng đóng dấu pháp nhân cho hồ sơ dự toán đó
- Khối lượng trong tiên lượng dự toán được điều chỉnh giảm xuống 52% so với bản vẽ thiết kế để giá trị giảm đúng bằng giá trị sếp em hứa nhận thầu để giữ quan hệ.
Bây giờ làm thanh toán Chủ đầu tư yêu cầu phải có hồ sơ thiết kế + dự toán + hồ sơ quyết toán.
Theo em thì không thể cung cấp theo yêu cầu của CĐT, phần dự toán giờ bên em sẽ đưa bảng chiết tính và bảng đơn giá đề xuất vào Hợp đồng giao khoán thi công để ký kết và dựa vào đơn giá đề xuất để nghiệm thu thanh toán. Các căn cứ giá trị đều nằm trong Hợp đồng này.
Như vậy bên CĐT có giải ngân cho bên em được không ạ

Hồ sơ quyết toán cho công trình 18 tr của bạn khi đưa ra kho bạc gồm những giấy tờ sau.

1. Quyết định chỉ định thầu
2. Hợp đồng kèm Bản chào giá (bảng dự toán dự thầu), biên bản nghiệm thu, thanh lý, phụ lục 03a, hóa đơn.
3. Bảng quyết toán: lấy bảng dự toán dự thầu sửa lại thành quyết toán là xong.

max9416 gửi lúc 30/7/2015 21:01
Hồ sơ quyết toán cho công trình 18 tr của bạn khi đưa ra kho bạc gồm những giấy tờ sa ...

Năng lực ko có mà có QĐ chỉ định thầu tòi ra, ông CĐT này uống thuốc liều rồi đó.

Công trình có 18tr mà các ông làm như 18 tỷ không bằng. 18 tr tất nhiên là sửa chữa thường xuyên của đơn vị thì vốn của đơn vị hoặc vốn thường xuyên chứ có phải ngân sách đâu mà rườm rà rập khuôn vậy => đang nói về đơn vị hành chính sự nghiệp

Còn Công ty tư nhân thì quá khỏe ký hợp đồng nghiệm thu có hóa đơn là dc trả tiền.

@tranhoe: 18 triệu thì thừa khối lượng được ly cà phê, thiếu khối lượng thì mất ly cà phê. 18tr mà tính toán chi ly quá vậy anh.

18tr hay 18 tỷ ko phải tiền à? mà đã là tiền thì từ đâu ra - từ thuế từ lưng còng của ng nông dân, công nhân...(tui vẫn ghi nhận có phần của các đại, thiếu gia góp zô) mà ra. Từ tiền túi bỏ ra thích làm gì thì làm, còn tiền nhà nước - ngân sách hoặc vốn sự nghiệp - hoặc vốn vay, vốn tài trờ... đều phải xem là như nhau trong quá trình xử lý.

Với mình: 1 đồng nếu sai cũng phải cắt - 1 tỷ nếu đúng cũng phải thêm vào - cuộc chơi là công bằng.

khanhthuy138 gửi lúc 31/7/2015 09:54
18tr hay 18 tỷ ko phải tiền à? mà đã là tiền thì từ đâu ra - từ thuế từ lưng còng  ...

ở đời không có 2 chữ " công bằng " đâu bạn.công ty chức năng chính không phải xây dựng mà lãnh công trình xây dựng được,công ty bạn thật pro rồi.tôi thấy bạn cứ lập hồ sơ theo bạn max946 là ok,không có gì phải lo.

waynerooney gửi lúc 31/7/2015 10:40
ở đời không có 2 chữ " công bằng " đâu bạn.công ty chức năng chính không phải xâ ...

Công bằng hay ko thì do bản thân mình suy nghĩ và làm. Nếu chơi khó để kiếm mồi thì dề òm thôi

waynerooney gửi lúc 31/7/2015 10:40
ở đời không có 2 chữ " công bằng " đâu bạn.công ty chức năng chính không phải xâ ...

''Chức năng chính'' là do lỗi em chưa trình bày rõ các bác ạ, giấy phép đăng ký kinh doanh của em vẫn có chức năng xây dựng công tình dân dụng, chỉ là trước giờ buôn bán với đầu tư, nên bộ máy kỹ thuật chuyên ngành xây dựng chưa có, chỉ có mình em mới vào thôi.
Tiện thể em xin hỏi mọi người một vấn đề liên quan là, hợp đồng của em là trọn gói, được nghiệm thu là lấy tiền và giá trị hợp đồng của em nó không đc chẵn, vậy lúc làm quyết toán em có được phép làm tròn số không? (làm mất 3 số lẻ hàng trăm để lên hàng ngàn) hay phải làm đúng giá trị theo Hợp đồng?
Mong các bác chỉ giáo

Dòng cuối của bảng thanh toán nên để làm tròn, càng tròn lớn càng dễ trong khi chuyển khoản từ CĐT cho đơn vị bạn
Lưu ý là làm tròn xuống nhé