Cách quản lý chặt chẻ, và khoa học hồ sơ dự án đầu tư xây dựng

rongcon200358 · Đăng lúc 10/5/2013 20:27

Hãy đăng nhập để có nhiều chức năng hữu dụng hơn và xem ảnh rõ hơn!

Bạn phải đăng nhập để xem được nội dung, nếu bạn chưa có tài khoản? hãy Đăng ký mới

x

Em mới được nhận vào ban QLDA của 1 huyện được 2 tuần, nhìn vào đống hồ sơ em không thể hình dung được cách quản lý như thế nào, làm thế nào để đầy đủ giấy tờ vì em thấy họ kiểm tra hồ sơ thì thiếu cũng nhiều do mất, thất lạc. vậy làm thế nào để biết được phần nào là gồm giấy tờ gì, còn thiếu gì, cần bao nhiêu bản, vì đa số khi photo ra nhiều bản ,cuối cùng lại nộp hết, không có bản lưu, đến khi thanh tra về thì thiếu và bị phạt. Vậy có cách nào để em quản lý chặt chẻ, và khoa học được không, nhờ các anh giup,em xin cám ơn!

soiconkthn · Đăng lúc 12/5/2013 09:25

1.Lập file cây dự án dạng mục lục ( theo thứ tự thời gian, có mã hóa code để tra cứu )
2.Các file được lưu dưới dạng màu sắc để có thể tìm kiếm nhanh hơn
mai mình sẽ gửi attach của file theo màu sắc và cách sắp xếp tài liệu của 1 đơn vị QLDA nước ngoài
họ làm rất chuyên nghiệp.

vietphuong2013 · Đăng lúc 15/5/2013 09:55

cám on các anh chị nhiều!
hay quá

ndchien304 · Đăng lúc 10/5/2013 20:45

1. Phải hiểu về trình tự dự án

2. Lưu theo dự án: Hồ sơ lưu trên tủ theo từng ngăn từng dự án riêng biệt.

3. Tập hồ sơ phân chia hợp lý: công văn đến, đi, thủ tục pháp lý, hồ sơ mời thầu, dự thầu, hợp đồng, thanh quyết toán,..

3. Trong tập hồ sơ nên có giấy màu phân chia, phía ngoài gáy hồ sơ đánh rõ tên hồ sơ, tên dự án, phân chia số thứ tự để có thể ko sắp xếp nhầm.

4. Có hồ sơ mới về thì tốt nhất là scan, có 1 file exel cập nhật exel dữ liệu (link luôn file đã scan, hoặc file word khi cần xem thì click)
.....................

fubi · Đăng lúc 10/5/2013 21:20

ndchien304 gửi lúc 10/5/2013 20:45

Đăng nhập/Đăng ký mở rộng

1. Phải hiểu về trình tự dự án

2. Lưu theo dự án: Hồ sơ lưu trên tủ theo từng ngăn ...

Đồng ý về cơ bản với bạn chiến.
Mình nói rõ hơn theo hình tượng như sau:
- Với 1 người chưa biết gì về cấu tạo xe máy thì khi đứng trước các chi tiết tháo ra từ 1 chiếc xe máy thì họ cũng "Tá hỏa tâm tinh" mà thôi. Nhìn vào "mớ hổ lốn" thiết bị cấu tạo xe máy như vậy, Họ sẽ không hình dung được cách quản lý như thế nào, làm thế nào để biết được đủ thiếu ra sao. Vậy có cách nào quản lý chặt chẽ và khoa học toàn bộ chi tiết cấu tạo của chiếc xe máy đó không?

Câu trả lời duy nhất là:
- Muốn quản lý khoa học, người đó TRƯỚC HẾT PHẢI TƯỜNG TẬN NHƯ LÒNG BÀN TAY TOÀN BỘ CẤU TẠO CHI TIẾT CỦA CHIẾC XE MÁY. Chỉ có hiểu rõ thì người đó mới biết cách phân loại sắp xếp thế nào sao cho nhanh nhất, nhận biết ngay lập tức đủ hay thiếu.

Tương tự như vậy, với hồ sơ dự án đầu tư xây dựng. Nó cũng chẳng qua là tập hợp của các chi tiết. MUỐN QUẢN LÝ KHOA HỌC, TRƯỚC HẾT NGƯỜI ĐÓ PHẢI LÀ NGƯỜI HIỂU TƯỜNG TẬN CHÂN TƠ KẼ TÓC TOÀN BỘ QUY TRÌNH, CÁC BƯỚC, CÁC THỦ TỤC CẦN THIẾT CẤU TẠO NÊN DỰ ÁN.

Khi đã hiểu rõ rồi thì lập danh mục theo trình tự đó theo quản lý giấy tờ, đánh chỉ mục, đánh số mã hiệu để sắp xếp hồ sơ cho dễ tìm kết hợp quản lý trên máy tính.

nucuoi · Đăng lúc 10/5/2013 21:22

Muốn quản lý hồ sơ thì quan trọng là phải có 1 (chỉ cần 1) file Excel lên đầu mục của toàn bộ các tài liệu của dự án và phân chia, gom nhóm tài liệu theo từng nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nữa,..... và đặc biệt là đánh mã code của tài liệu và code để xác định tình trạng tài liệu (phát hành, approve, sửa đổi,....) của từng tài liệu
Tiếp theo là liên tục cập nhật tình trạng của các tài liệu vào file excel này (ít nhất là hàng tuần). Ngoài ra còn các công tác scan, lưu bản cứng, bản mềm, bìa, tủ hồ sơ,....

Còn muốn tham khảo về tính đầy đủ của nó thì bạn tham khảo bộ hồ sơ hoàn công (final doc.) ở các dự án tương tự trước đây

bonsevic · Đăng lúc 11/5/2013 08:42

noi dung ho so hoan cong.docx (21.5 KB, Lượt tải về: 1740)

tuphung.td · Đăng lúc 11/5/2013 09:55

Muốn quản lý tốt hồ sơ phải hiểu được toàn bộ quy trình các bước hồ sơ đã. Mình gửi 1 list cho bạn về thủ tục từ đầu đến cuối một dự án đầu tư.
Khi làm đúng theo các bước trên bạn nên lưu riêng 02 bản các loại để sau này quyết toán và lưu khi có đoàn thanh kiểm tra. Còn lại các bản để sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ

dodangquyet · Đăng lúc 12/5/2013 09:54

"MUỐN QUẢN LÝ KHOA HỌC, TRƯỚC HẾT NGƯỜI ĐÓ PHẢI LÀ NGƯỜI HIỂU TƯỜNG TẬN CHÂN TƠ KẼ TÓC TOÀN BỘ QUY TRÌNH, CÁC BƯỚC, CÁC THỦ TỤC CẦN THIẾT CẤU TẠO NÊN DỰ ÁN. " @ Bác fubi..
Để bác hiểu rõ em cũng có sưu tầm được cái quy trình dự án bác nghiên cứu rồi có gì bổ xung giúp em Bác nha..

dodangquyet trong 12/5/2013 11:25 đã trả lời thêm:
mai đâu sao lâu thế bác...em rất tò mò muốn biết để học hỏi

rongcon200358 · Đăng lúc 13/5/2013 08:15

cám ơn các anh chị, trong quá trình làm có gì không hiểu chắc làm phiền mấy anh rồi nè

Tài khoản		Ghi nhớ?	Quên mật khẩu
Mật khẩu			Đăng ký mới

[Chuyên đề] Cách quản lý chặt chẻ, và khoa học hồ sơ dự án đầu tư xây dựng

Hãy đăng nhập để có nhiều chức năng hữu dụng hơn và xem ảnh rõ hơn!

Đánh giá

Đánh giá

Đánh giá

Đánh giá

[Chuyên đề] Cách quản lý chặt chẻ, và khoa học hồ sơ dự án đầu tư xây dựng

Hãy đăng nhập để có nhiều chức năng hữu dụng hơn và xem ảnh rõ hơn!

Đánh giá

Đánh giá

Đánh giá

Cảm ơn!

Đánh giá