Hỏi: Báo cáo tiến độ, Phạt tiến độ hợp đồng..???

Trong công tác Quản lý Dự án có công việc QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ
1- Cách thức nào để kiểm tra được Tiến độ thi công của Nhà thầu ? Cơ sở để phát hiện phạt nhà thầu chậm trễ tiến độ.
2- Các văn bản Báo cáo tiến độ, kiểm tra Tiến độ đề nghị sử phạt thế nào để nhà thầu Tâm phục khẩu phục?
Giao lưu với Diễn đàn rất mong các chuyên gia cho ý kiến - Trân trọng.

     Trong hồ sơ dự thầu đã có bảng tiến độ thi công, nếu không có thì yêu cầu nhà thầu thi công bổ sung. Bảng tiến độ thi công sẽ cho bạn thấy "tương lai" các công việc chính của công trình, dựa vào đây sẽ biết được tiến độ thi công công trình
     Bạn muốn chi tiết hơn thì yêu cầu TVGS, nhà thầu thi công làm bản báo cáo hàng tuần, hàng tháng trong đó nêu lên các công việc đã làm trong tuần và sẽ làm trong tuần tới, có đánh giá tiến độ thi công của công trình.

Xin góp ý với bạn như sau:
1. Kiểm tra tiến độ Nhà thầu? Cơ sở phạt?
- Muốn kiểm tra tiến độ thì tuỳ vào Cách thức thống nhất của Bên CĐT với Nhà thầu khi thương thảo, ký hợp đồng. Tức là: CĐT yêu cầu TVGS, Nhà thầu báo cáo tiến độ chi tiết theo định kỳ Tuần; Tháng; Quý. Hoặc theo giai đoạn.
Cụ thể: Khi ký hợp đồng, nhà thầu phải đệ trình tiến độ thực hiện chi tiết, đây cũng là 1 phần cơ sở để phạt nhà thầu, nhà thầu phải có trách nhiệm báo cáo thường xuyên theo định kỳ (Công tác báo cáo này thuộc trách nhiệm TVGS, quy định trong HĐ đã ký).
=> Muốn Phạt nhà thầu do chậm tiến độ:  Thì phải xem trong HĐ có điều khoản quy định phạt hay không? Nếu không quy định rõ thì chịu. Trường hợp có quy định thì:
- Trên cơ sở Tiến độ chi tiết của Nhà thầu, tại những giai đoạn hoàn thàh hạng mục. Nhưng nhà thầu không đáp ứng được. CĐT gửi công văn tới TVGS; Nhà thầu về việc thực hiện đẩy nhanh tiến độ thực hiện. => CV này chỉ là cảnh báo Nhà thầu về tiến độ thực hiện. Nhưng đây cũng ko phải là cơ sở để phạt, bởi: Cở sở chính là ký biên bản nghiệm thu hoàn thành, bàn giao công trình & Thởi điểm Cam kết hoàn thành của Nhà thầu theo HĐ, hoặc các Điều khoản chi tiết về tiến độ tại Hạng mục, giai đoạn, quy định về Bất khả kháng, tạm dừng HĐ theo yêu cầu CĐT...
VD: Hợp đồng ký, thi công xong, bàn giao Block A theo Hợp đồng là: Từ 12/01/2012 đến 20/09/2012 (Không kể ngày lễ, Chủ nhật).
* Và Tiến độ nhà thầu đề trình như sau:
- Thi công xong phần móng: 15/02/2012 (VD nhé, còn thực tế thì phải có chi tiết các công tác trong hạng mục móng).
- Thi công hoàn thành phần thô: 25/06/2012.
- Thi công xong phần M&E, Hoàn thiện...& bàn giao: 20/09/2012.
=> Nhưng khi thực hiện phần móng: Thì đến 15/02/2012 nhà thầu vẫn chưa hoàn thành. Lúc này CĐT gửi CV đề nghị đẩy nhanh tiến độ => Chưa phạt nhé. Trừ khi có điều kiện quy định khác (VD có thêm 1 điểu khoản: Nhà thầu chậm tiến độ hoàn thành tại các giai đoạn theo Tiến độ chi tiết quá 30 ngày (So với tiến độ hoàn thành tại mốc giai đoạn của tiến độ chi tiết, phải có quy định mốc trong HĐ nhé) thì CĐT có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng, nhà thầu phải chịu phạt về việc chậm tiến độ => Lúc này nhà thầu chậm quá 30 ngày thì gửi công văn về việc chậm tiến độ & đề nghị dừng triển khai hợp đồng, hai bên hợp về việc chấm dứt hoặc phạt)).
Tiếp tục trên: Tuy phần móng chưa hoàn thành đúng tiến độ (HĐ ko có điều khoản quy định rõ về tiến độ), Nhà thầu đẩy nhanh tiến độ ở phần sau, vẫn đảm bảo bàn giao công trình đúng tiến độ cam kết thì không phạt Nhà thầu.
Trường hợp: Tại thời điểm bàn giao Công trình theo HĐ nhưng nhà thầu vẫn chưa hoàn thành. Lúc này sẽ.
- Căn cứ vào Biên bản bàn giao, căn cứ vào Thời điểm hoàn thành, bàn giao đã cam kết theo HĐ => Xác định được ngày Tổng số ngày chậm bàn giao công trình.
- Căn cứ vào nhật ký công trình, CV đề nghị tạm dừng của CĐT....=> Sẽ xem xét ngày tạm dừng thi công do "Bất khả kháng". => Xác định được số ngày được tính cho Nhà thầu tạm dừng mà ko phạt.
=> Số ngày nhà thầu chậm tiến độ = Tổng số ngày chậm bàn giao - Số ngày được tính cho Nhà thầu tạm dừng (Do CĐT đề xuất, hoặc Bất khả kháng).
Trên cơ sở ấy mới: Tiến hành tính toán số tiền bị phạt do chậm tiến độ theo Điều khoản Phạt do chậm tiến độ quy định trong Hợp đồng đã ký.

2. Cơ sở đề phạt nhà thầu khâm phục...??
- Công văn CĐT, TVGS gửi Nhà thầu về việc chậm tiến độ.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao....=> Đây mới là văn bản Có cơ sở chính nhé.
- Hợp đồng/PLHĐ .. (Điều khoản chi tiết về tiến độ): Quan trọng nhất.
- ĐỐI với Nhà thầu: Muốn né vấn đề phạt khi bị chậm thì phải có "Quyết đinh, công văn của CĐT về việc Gia hạn, giãn tiến độ thi công hoặc Công văn yêu cầu tạm dừng do yếu tố khách quan hoặc tạm dừng theo yêu cầu của CĐT.

Cảm ơn rất nhiều, rất cần thiết

Tuy không có kinh nghiệm làm cho dự án của cty nhà nước, nhưng mình nghĩ về concept thì cơ bản là giống trong việc quản lý tiến độ. Bác thanh.bm cũng đã giải thích. mình chỉ trả lời thêm trên kinh nghiệm làm cho dự án của khoai tây.
2- Các văn bản Báo cáo tiến độ, kiểm tra Tiến độ đề nghị sử phạt thế nào để nhà thầu Tâm phục khẩu phục?
- Cơ sở giải quyết mọi vấn đề phải đối chiếu đến hợp đồng, trong hợp đồng theo form quốc tế thì phạt tiến độ dựa trên ngày Liquidated damages (gọi tắt là LD). Thường trong 1 hợp động phải có ít nhất 1 LD, nếu không có thì coi như nhà thầu tha hồ chậm tiến độ, còn nếu càng nhiều mốc LD thì nhà thầu càng khó thở. Mỗi mốc LD sẽ link vào 1 một mốc tiến độ (milestone), ví dụ: trong hợp đồng qui định quá X ngày so với ngày hoàn thành công trình là LD thì ta lấy LD = A + X + Y, mốc A (mốc hoàn thành) + X ngày trong hợp đồng + Y ngày do các tình huống bất khả kháng thực tế có nêu rõ trong hợp đồng thì ra LD, và cũng qui định kể từ sau mốc LD chậm mỗi 1 ngày là bị phạt bao nhiêu % so với hợp động, dĩ nhiên có qui định số tiền maximum có thể phạt LD, số này chắc chắn là không nhỏ, có thể làm nhà thầu nhỏ bị phá sản.

1- Cách thức nào để kiểm tra được Tiến độ thi công của Nhà thầu ? Cơ sở để phát hiện phạt nhà thầu chậm trễ tiến độ.
- Dựa trên giấy tờ thì yêu cầu nhà thầu đệ trình bảng cập nhật tiến độ (update schedule) hàng tháng or hàng tuần (tùy hợp đồng) vào trong báo cáo tuần/ tháng. update schedule sẽ bao gồm cột ngày start/finish của thực tế và dự đoán (công tác đang làm) cho từng công việc và cột ngày start/finish của bản tiến độ kế hoạch đã được chủ đầu tư phê duyệt.
Tuy nhiên chưa đủ, nhà thầu dễ dàng qua mặt chủ đầu tư trong update schedule này, phải hiểu rõ đâu là đường găng tiến độ (critical path = chuỗi dài nhất của các công việc theo trình tự để hoàn thành dự án nhanh nhất), chủ đầu tư sẽ tập trung kiểm tra tình hình thực tế các công tác trên critical path, nếu là thiết kế thì dựa trên các bản vẽ, mua sắm thì dựa trên ký tá hợp đồng mua sắm, thi công thì dựa trên số lượng hoàn thành thực tế ngoài công trường (ví dụ hàn được 10/ trên tổng 100 mối hàn cho ống,...).
Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quát, biết được nếu theo tình hình hiện tại thì nhà thầu "Sẽ" chậm bao nhiêu ngày so với mốc A từ đó bắt nhà thầu tìm ra giải pháp và bắt kịp lại tiến độ (tăng ca, thêm người, thay người,...).
Dĩ nhiên làm được những việc trên thì không phải chủ đầu tư nào cũng đủ khả năng làm được, nói sao cho nhà thầu tâm phục khẩu phục