Kiểm tra công tác hồ sơ tại công trường

Chào ae, cho mình tham vấn 1 vấn đề này tí, mong ae giúp đỡ:
Tình hình là mình làm vị trí CĐT, sắp tới các công trình bên mình bị thanh tra, kiểm tra; mình được lãnh đạo giao xuống công trường kiểm tra toàn bộ hồ sơ của từng công trường, các nhà thầu(xây lắp, pccc, điều hòa, nhôm kính, tư vấn,....) để báo cáo lãnh đạo và chấn chỉnh kịp thời.
Mình có 2 câu hỏi đặt ra là:
+ Có nên thông báo để các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ hay không?(1)
+ Kiểm tra hồ sơ tại công trường thì gồm những nội dung lớn nào?(2)
Theo ý kiến chủ quan của mình sẽ là như sau, mọi người cho ý kiến thêm:
Ý 1: Không thông báo, vì đây là công tác kiểm tra đột xuất của CĐT, nội dung này sếp cho mình tự quyết.
Ý 2: Gồm:
- Lấy danh mục hồ sơ hoàn thành công trình (theo TT10/2013 hướng dẫn ND 15/2013) ra mà làm căn cứ kiểm tra
- Tình trạng hồ sơ hiện tại của từng nhà thầu, nhất là khâu lưu trữ hồ sơ,...
Vì còn non kinh nghiệm, đồng thời đây là lần đâu tiên vi hành của cá nhân nên mong ae chia sẻ dùm!
Chân thành cảm ơn mọi ý kiến góp ý!

theo minh thi trước khi xuống kiểm tra nên thông báo cho các nhà thầu phụ biết để họ chuản bị
vừa được lòng mọi người lại dcj việc của mình.
mà phong bì thì trắc là vẫn dcj nhận như vậy.
mọi nguopwif cùng đi làm chứ có phải phạm tội gì đâu mà phải như vậy. hjhj

Hi,
Phải báo chứ, không báo lấy bia đâu mà uống...hihi
Nên báo bạn ah, yêu cầu nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đóng bìa còng A4, có list ở đầu.
Hồ sơ nghiệm thu xây lắp, lắp đặt. Lý lịch thiết bị, kết quả thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm chất lượng.....Công tác an toàn lao động (hồ sơ tập huấn...)...
Nói chung là trước khi báo cho nhà thầu, bạn lập ra list các yêu cầu
Thân

Theo tình hình xây dựng ở mình thì bạn không thông báo trước có lẽ cứ xác định là chả có nhà nhầu nào đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn đâu. Kể cả phong bì hay không phong bì thì cứ thông báo, vì thanh tra kiểm tra mà không ra gì thì CĐT cũng có phần trách nhiệm chứ không riêng gì nhà thầu. Chỉ là làm sao cho khéo thôi chứ cái gì cũng bài bản, chuẩn chỉnh như trong sách thì sếp bạn cũng chẳng cần phải cử bạn đi kiểm tra trước làm gì.

thật là những kinh nghiệm tốt

Chào bạn!
-Trước hết bạn phải thông báo để nhà thầu tập hợp hồ sơ, có báo cáo sơ bộ để mình nắp bắt tình hình trước, căn cứ vào văn bản đó để kiểm tra.
- Xem xét lại thời điểm thi công công trình xem nên áp dụng nghị định, thông tư nào cho việc kiểm tra này, nếu công trình của bạn thi công trước năm 2013 thì sao có thể áp dụng NDD15/2012, TT10/2013 được. Nên xem xét lại thời điểm thi công nhé.

Bạn nên báo vì trong đó có một phần trách nhiệm của CĐT
Về mặt hồ sơ quản lý chất lượng là phải đầy đủ, đặc biệt nhật ký, biên bản nghiệm thu công việc, giai đoạn, bộ thí nghiệm vật liệu đầu vào(phải có cả biên bản lấy mấu cái này thường thiếu). mẫu BT theo giai đoạn công trình.
Biển báo công trình về ATLĐ,..có hệ thống phòng cháy chữa cháy, có bảo hộ lao động đầy đủ;
Kiểm tra giấy phép XD của CĐT(không có là phạt nặng lắm, cái này theo ND15 thì sở XD cấp)
Những cái trên đáp ứng thì khi bạn sai phạm nhỏ(gạch đặc thì xây gạch lỗ...)họ sẽ chỉ nhắc nhở thôi; nếu không phạt nặng tội nhà thầu, CĐT mang tiếng quản lý kém


quocluong83 trong 24/8/2013 16:50 đã trả lời thêm:
NĐ 15 có hiệu lực từ 15/04/2013,
Điều 47: Khoản 3. NDD15 nêu:
"- Các công trình đã thực hiện chứng nhận đủ điều kiện an toàn chịu lực, chứng nhân sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng trước thời điểm nghị định này có hiệu lực theo quy định tại nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính Phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, Nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/04/2008 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của ND209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính Phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng thì tiếp tục thực hiện cho đến khi hoàn thành công trình."
Cho nên bạn phải xem lại thời điểm công trình bạn thi công

Theo mình, bạn phải tự xác định lại mục đích vi hành của bạn là gì ? bạn nói để báo cáo lảnh đạo và chấn chỉnh kịp thời ?
Nếu mục đích như vậy thì bạn nên thông báo trước vài ngày đến TVGS, các nhà thầu biết luôn có đoàn thanh tra sẽ đến công trường để các bên liên quan tự phải biết chuẩn bị hồ sơ đến mức nào là vừa và bao nhiêu là đủ ( vì chắc chắn là TVGS và nhà thầu sẽ nhiều kinh nghiệm hơn bạn, như bạn tự nhận là bạn còn non kinh nghiệm việc này ).
Nếu bạn biết được tính chất, thời gian, mục đích của Đoàn thanh tra khi đến làm việc thì trên cơ sở đó truyền đạt lại để công trường kịp chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu thanh tra ( thông thường thanh tra đột  xuất thì không đòi hỏi gì nhiều, chỉ kiểm tra chung các đầu mục hồ sơ, hiện trường có thiếu đủ gì không  nếu thời gian nhiều ngày họ sẽ công bố quyết định thành lập Đoàn thanh tra trong đó nêu rỏ thời gian và các nội dung yêu cầu cung cấp, giải trình ). Việc thanh tra này đôi khi lại xoáy vào CDT (nếu là cơ quan nhà nước ) về việc sử dụng ngân sách nhà nước có đúng qui định hay không, kiểm tra pháp lý dự án của CDT,.... nên bạn cũng phải tự sắp xếp đủ hồ sơ của CDT liên quan để sẳn sàng tiếp thanh tra .

Các dự án bên bạn không biết qui mô như thế nào chứ nhiều dự án hồ sơ chứa cả container , bạn mà ngồi kiểm tra trực tiếp chắc mất cả tuần luôn mà chưa chắc biết thiếu hay không . Do đó, theo mình bạn nên yêu cầu TVGS lập báo cáo hiện trạng công tác hồ sơ QLCL tại công trường gửi bạn xem trước ( đấy cũng là trách nhiệm của TVGS )  trong đó lập danh mục hồ sơ , đánh giá cụ thể cho từng nhà thầu, từng công tác đã đầy đủ chưa , thiếu hồ sơ phần nào, loại nào, tại sao và dự kiến bao giờ sẽ hoàn tất kể cả hồ sơ pháp lý liên quan đến CDT. Trên cơ sở báo cáo TVGS, bạn tổ chức cuộc họp tại công trường để các bên có thể giải trình và có cách chấn chỉnh khắc phục hồ sơ kịp thời .
Bạn chỉ cần lấy báo cáo TVGS, biên bản họp về nộp lảnh đạo là tốt đẹp cả mọi bên. Còn các việc sau cuộc họp thì tùy ý bạn hehehe

Anh bên chủ đầu tư Time à