TH nào không cần hợp đồng mà chỉ cần hóa đơn thanh toán

Em có người bạn (vừa được tuyển vào làm phòng kiểm tra của 1 cơ quan nhà nước, mọi hoạt động mua sắm đều có nguồn gốc từ ngân sách. Nhiệm vụ của phòng là kiểm tra tất cả các khoản chi tiêu, các mặt nghiệp vụ khác của cơ quan) hỏi em 1 vấn đề, em xin phép được nhờ các anh/chị trợ giúp.

Bạn em có câu hỏi như sau: Theo quy định của pháp luật có bắt buộc trong mọi hoạt động mua sắm, sửa chữa tài sản...đều phải có hợp đồng không? Vì cơ quan bạn ấy một số mua sắm văn phòng phẩm, sửa chữa xe ô tô công giá trị nhỏ (thông thường không quá 3 triệu); đơn vị bạn ấy từ trước đến nay đều thực hiện như sau: Lấy 03 báo giá, trình Giám đốc phê duyệt nhà cung cấp có báo giá thấp nhất sau đó tiến hành mua sắm, có hóa đơn thanh toán bình thường nhưng không có hợp đồng.
Vấn đề bạn ấy muốn tìm hiểu là: Làm như vậy có sai quy trình không? Vì khi bạn ấy đưa ra ý kiến là làm như vậy không được, phòng nghiệp vụ thực hiện mua sắm đó hỏi căn cứ vào đâu để KL như vậy, hơn nữa từ trước đến nay các cơ quan thanh tra, kiểm toán vẫn chấp thuận cho trường hợp này là đúng.
----------
(Theo quan điểm của bạn ấy đặt vấn đề thì không có hợp đồng là không thực sự chặt chẽ, nhưng bạn ấy muốn có cơ sở để kết luận trường hợp nếu không có hợp đồng thì có sai hay không?)
Do chưa biết Post vào chủ đề nào, nên em xin phép được Post vào đây. Nếu không phù hợp kính mong BQT di dời giúp em.