Giải quyết bất cập trong hoạt động của Ban Quản lý dự án

Hôm qua ngồi nói chuyện tâm sự với 1 người bạn, là 1 thành viên trong Ban Quản trị. 2 anh em hàn huyên kể chuyện trong công việc thì nảy sinh ra 1 vấn đề thiết nghĩ rằng đang là tình trạng của không ít dự án. Đó là:

- Thành phần cơ cấu ban quản lý dự án làm việc chồng chéo nhau. Thông thường sẽ có các bộ phận cơ bản:
+ Kế hoạch
+ Kỹ thuật
+ Kế toán
+ Hành chính.

Thế nhưng, khi cần bất cứ 1 số liệu báo cáo mang tính tổng hợp tức thời về tình hình dự án (như tình hình hoàn thành và thanh quyết toán của từng gói thầu của cả dự án) thì thôi rồi: bộ phận đứng ra báo cáo phải đi "xin" số liệu của các bộ phận khác cực kỳ vất vả, kéo dài nhiều ngày. Chưa kể số liệu mỗi bộ phận lại khác nhau, tréo ngoe nhau. Thậm chí còn mất số liệu, văn bản...

Vậy phải có giải pháp quản lý như thế nào để số liệu báo cáo luôn tức thời và chính xác?

Em nhận thấy BQL như này
1. BQL
Giám đốc ban
Trưởng ban
Kỹ thuật ban(giám sát A)
2. Kế hoạch(có cần hay 0)
Đưa ra kế hoạch
3. Kế toán
Chi phí
4.Văn thư(có cần hay 0)
Lưu trữ hồ sơ
Theo ý kiến riêng em.
Chỉ cần số 1 và số 3 là đủ



zizpo_hetxang trong 21/3/2012 17:01 đã trả lời thêm:
Em thì nghĩ nếu mà người trực tiếp (GSA) trực tiếp lưu trữ hồ sơ sẽ nhanh chóng nhất. còn phòng kế hoạch đã có trưởng ban giải quyết trực tiếp.
A em cho ý kiến thêm

Phân ra chức năng quyền hạn của mỗi bộ phận.
Như việc thanh toán khối lượng (nhỏ), thì có dính cả kỹ thuật và kế toán vào. Nếu ko phân công việc sẽ rối như tơ vò.
Mà làm gì như anh nói là xin số liệu mà mất đến mấy ngày khi cái ban nó bé tẹo.

Cái này giờ chỉ chắc nhờ đến mấy cái phần mềm : Cendibuilding Pro, hay PVM gì đấy thì may ra mọi việc mới tinh thông, không ai lấn sân người khác.

02 công ty mình từng làm cũng xảy ra trường hợp thế này:

1. Công ty 1: Không bao giờ xảy ra trường hợp đó. Vấn đề báo cáo là định kỳ (phòng dự án 3h chiều T6 là phải nộp lên bàn TGĐ --> t5 là phải có đầy đủ số liệu cho fong DA)

2. Công ty 2: Thường xuyên. Dù chức năng nhiệm vụ các phòng ban được phân định rõ ràng nhưng các phòng ban ko hỗ trợ nhau, dù số liệu họ có sẵn luôn   + có gửi " PHIẾU YÊU CẦU " >>> thời gian báo cáo luôn luôn bị trễ.

Vậy thực chất tại sao có hiện tượng đó?

+ BLĐ công ty không có xử lý mạnh tay, để hiện tượng đó kéo dài.

+ Cơ chế quan liêu NN ăn sâu từ trước (làm hay không làm cũng ko sao, ko có chế độ khen thưởng rõ ràng,.....)

+ Nhân viên không chuyên nghiệp, không đặt lợi ích công ty lên hàng đầu.

  Đúng ra thì phòng có nhiệm vụ báo cáo (tạm gọi phòng A) gửi Phiếu yêu cầu đến các phòng ban xin số liệu theo định kỳ, các phòng ban phải ký vào xác nhận đã nhận được thông tin. Phòng A xác nhận lại thông tin đã được cung cấp. Ai không thực hiện thì xử lý, sai phạm nhiều phải đuổi việc thì may ra mới thay đổi.

Việc từng phòng có số liệu riêng:

Ví dụ:
- Phòng Kế hoạch: Vốn đầu tư, Tổng mức đầu tư, giá trị trúng thầu.
- Phòng Kỹ thuật: Giá trị thực hiện
- Phòng Kế toán: Giá trị thanh toán.

Việc cập nhật thường xuyên để báo cáo nhiều thời điểm, báo cáo nhiều chủ đầu tư khác nhau. Việc lấy số liệu để thường xuyên báo cáo thường rất mất công.
==> Cách là mình làm sao để các phòng chủ động cập nhật báo cáo. Xuất ra một dữ liệu chung để tất cả các phòng đều biết số liệu của nhau. Chỉ cần mở ra có thể lấy thông tin chi tiết.

Quản lý dự án là một mảng mới trong xây dựng tai Việt Nam. Nó còn rất nhiều bất cập trong công tác quản lý cũng như tổ chức.
Hiện nay có rất nhiều công ty phát triển theo hướng nhà thầu tư vấn QLDA, và cũng rất nhiều cá nhân đang tìm hiểu và phát triển QLDA tại Việt Nam. Cũng có rất nhiều việt kiều học tập và làm việc ở nước ngoài trở về VN phát triển ngành QLDA.
Chính vì vậy, để trả lời được câu hỏi của Bác Fubi là cả một vấn đề, không thể chỉ nói vài câu, đưa vài giải pháp là xong.
Nhưng trong một ban QLDA một dự án nhỏ, thì có thể kiểm soát được vấn để Bác đưa ra.
Theo cá nhân em, Giám Đốc Ban bỏ ra một khoản chi phí hợp lý tuyển riêng một trợ lý thì mọi việc là sẽ khá tốt. Người trợ lý có trách nhiệm cập nhật thông tin về dự án hàng ngày (tiến độ, thanh toán, kế hoạch...) Phương pháp cập nhật có thể sử dụng mail, các thành viên trong BQL phải cập nhật liên tục thông tin về dự án cho người trợ lý. Người trợ lý tổng hợp lại, viết thành nhật ký của riêng người trợ lý. Do vậy Giám Đốc Ban có thể cập nhật thông tin một cách đơn giản và cũng khá hiệu quả!
Mong mọi người góp ý!

Mong anh Bình chia sẻ thêm kinh nghiệm của mình về vấn đề này!

Thanks anh!

Mình có một bảng tổng hợp về vấn đề này mong anh em góp ý!

Đăng nhập/Đăng ký mở rộng