Văn hoá Email, tin nhắn...???

Văn hóa giao tiếp và ứng xử trong công việc là một yếu tố rất quan trọng, đảm bảo sự thành công của mỗi cá nhân, bộ phận và cả Công ty. Mục tiêu của giao tiếp email, tin nhắn... nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho việc trao đổi, tiếp thu thông tin. Muốn giao tiếp email, tin nhắn.. có hiệu quả, nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tôn trọng đối tượng giao tiếp;

- Mang tính xây dựng tích cực;

- Nội dung rõ ràng, câu cú ngắn gọn và có trọng tâm;

- Đúng người, đúng thời điểm.

Trong thời đại công nghệ hiện nay việc sử dụng Email, Hình thức gửi tin nhắn là phổ biến & được áp dụng rất hiệu quả trong công việc, trong việc gửi tin nhắn tới các thành viên, bạn thân. ...Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí... mà hiệu quả, nhanh.

*Bạn đã bao giờ:...???

+ Gửi một Email, tin nhắn... tới ai đó mà không nhận được phản hồi, hay một hồi âm..??? Và bạn nghĩ gì khi người gửi đã nhận được Email, tin nhắn mà không phản hồi lại cho mình...??

+ Bạn sẽ xử lý thế nào khi nhận được một Email, Tin nhắn....???

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
2. Chủ đề
Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
3. Những lời tốt đẹp
Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng đủ để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.
4. Câu cú
E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).


Trích: Saga.com

huynhbinh gửi lúc 23/8/2012 14:29

                               
Đăng nhập/Đăng ký mở rộng

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là ng ...

Chia sẻ thêm:
II. Văn hóa giao tiếp email nên áp dụng ở Công ty Vĩnh Hưng

Mọi giao tiếp nhằm mục tiêu tạo ra môi trường có lợi nhất cho sự phát triển của Công ty, thuận lợi cho công việc. Trên cơ sở đó, mọi cán bộ, nhân viên cần tìm hiểu, áp dụng đúng các quy tắc sau về văn hóa giao tiếp công việc qua email:

1. Email trao đổi công việc giữa các nhân viên Công ty (cùng hoặc không cùng bộ phận) đều (CC) cho quản lý trực tiếp của mình và quản lý trực tiếp của người mà mình trao đổi công việc. Email trao đổi công việc với đối tác ngoài Công ty phải cc quản lý cấp trên (cả Ban Giám đốc Công ty nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu).

2. 100% email mà cấp dưới gửi quản lý trực tiếp nhằm xin ý kiến chỉ đạo, đề xuất công việc phải được phản hồi chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc. Trong tình huống đang thực hiện công tác ngoại tỉnh thì chậm nhất là 03 ngày làm việc, quản lý trực tiếp phải phản hồi. Nếu là các đề xuất vượt cấp, các quản lý trung gian phải có ý kiến tham mưu cho cấp trên trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.

3. 100% email mà nhân viên bộ phận này giao tiếp nhằm trao đổi, phối hợp công việc với bộ phận khác thì người nhận được thư phải phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc (tính từ thời điểm gửi email).

4. 100% email mà cấp trên gửi cấp dưới để hướng dẫn hay chỉ đạo, yêu cầu công việc phải được cấp dưới phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc và phải nêu cụ thể là đã rõ hay chưa, đồng ý thực hiện chỉ đạo công việc không hay có đề xuất gì khác. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.

5. Email phải có tiêu đề rõ ràng để thể hiện nội dung cơ bản của email, nội dung cần có lời chào, chúc, cảm ơn và cuối thư phải có “chữ ký” ghi rõ mình là ai (họ tên, chức vụ, bộ phận công tác, số điện thoại liên hệ).

6. Thư góp ý, phê bình hay khiếu nại cần mang tính xây dựng và thái độ tích cực. Nghiêm cấm mọi giao tiếp dùng những lời lẽ hằn học, kích động, thiếu tính xây dựng hoặc xúc phạm người được góp ý.
Sưu tầm: P.HCNS thực hiện sưu tầm và biên tập - Cty CP XD Vĩnh Hưng.

thanh.bm gửi lúc 23/8/2012 14:32

                               
Đăng nhập/Đăng ký mở rộng

Chia sẻ thêm:
II. Văn hóa giao tiếp email nên áp dụng ở Công ty Vĩnh Hưng

Chủ đề này rất thiết thực nhưng trên thực tế thường bị lãng quên.
Thật ra xét cho cùng email cũng như 1 bức thư viết mà thôi. Cấu trúc nó phải tối thiểu:
1. Danh xưng người nhận: Kính gửi anh..., Chị,  Chức vụ...
2. Nội dung muốn đê cập:
- Giới thiệu họ tên người gửi mail (nếu cả 2 bên đều chưa biết nhau)
- Trình bày theo tiểu mục và diễn giải.
3. Lời kết:
- Tóm lại.
- Lời chúc, lời chào lịch sự:
+ "Trân trọng"
+ Kính chúc anh chị cùng gia đình sức khỏe!
.....
Mail chỉ khác thư viết 1 chút là có chủ đề. Do đó chủ đề phải cô đọng súc tích, nêu bật đại ý chính của mail.

Thông qua cách thức trình bày, câu từ Mail, người ta có thể đánh giá được TRÌNH Độ, VĂN HÓA của bạn, và rộng hơn là đánh giá TRÌNH ĐỘ THƯƠNG HIỆU CỦA 1 CÔNG TY.
Tuy nhiên, một điều đáng suy ngẫm là hầu như hiện nay, sinh viên mới đi làm và rất nhiều đồng nghiệp đã xem thường nó. Không thấy được tầm quan trọng của nó. Không đâu xa, mình nhận được rất nhiều mail dạng sau:

1. Chủ đề:
- Không có chủ đề, hoặc "Giúp tôi", hoặc "Cứu với.."
2. Nội dung:
- Cụt lủn chỉ vài từ: "Cho tôi tài liệu... gửi về mail..." và chấm hết.
Không có bất cứ lời cảm ơn nào.
3. Có nhiều mail (tình trạng này LÀ PHỔ BIẾN):
mặc dù chưa quen biết với người nhận mail nhưng khi gửi mail lại không hề giới thiệu bản thân tên gì, đang làm gì thế mà vẫn xin tham gia cùng người nhận mail để làm việc.

Thử hỏi:
- Với cách "văn hóa mail" như vậy thì người nhận mail lưu tâm đến hay không. Hay họ sẽ tặc lưỡi click chuột "cho vào thùng rác".

- Với các đối tác với công ty tôi, nhiều người họ vẫn gửi mail theo kiểu cụt lủn không đầu không đuôi, thậm chí bất lịch sử như thanh.bm nêu "xem file" và chấm hết. Với các đối tác như vậy, ngay lập tức tôi gọi điện góp ý ngay hoặc gửi mail góp ý thẳng thắn. Lần sau họ rút kinh nghiệm ngay.